JEFE DE SECCIÓN COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE COMISIONES Y ACTAS.

1) Cometido principal del cargo.

Organizar y controlar el registro y mantenimiento actualizado de los archivos de las carpetas con los asuntos que tratan las distintas Comisiones y supervisar la preparación de repartidos y toda otra documentación necesaria para el funcionamiento de las Comisiones de la Junta Departamental. Supervisar la redacción de las Actas de todas las Sesiones que celebre la Corporación.

 

2) Principales tareas del cargo.

- Controla el registro del ingreso de los asuntos entrados a la Junta Departamental. Cuando pasan a ser estudiados en las respectivas Comisiones.

- Supervisa la confección de la carátulas de los asuntos entrados y su fichaje a efectos de identificar la etapa del trámite en que se encuentran y así poder localizarlos de inmediato.

- Remite repartidos a los Ediles y oficinas internas que los soliciten, de los asuntos a estudio de las Comisiones.

- Supervisa toda la tarea atinente al trabajo de Las Comisiones relacionada con la redacción de las actas de reuniones de las mismas, citaciones, repartido de nómina de asuntos a estudio de éstas, etc.

- Evacúa consultas y atiende pedidos con relación a su tarea, de los Ediles y reparticiones de la Corporación.

- Supervisa la redacción de las Actas de todas las Sesiones que celebre la Corporación; controlando que las mismas sean el resumen fidedigno de todo lo actuado en el transcurso de ellas.

- Realiza otras tareas afines de acuerdo a lo que le indica su superior jerárquico.

 

3) Requisitos del cargo.

Nivel de formación.

Se puntuará la capacitación con que cuente el funcionario de acuerdo a lo establecido en el Artículo 2 del Decreto Presupuestal N° 3747.

Conocimientos especiales.

Conocimientos profundos de los reglamentos por los que se rige el funcionamiento de las Comisiones y el desarrollo de las Sesiones Plenarias del Cuerpo.

Experiencia.

Se requiere un desempeño de dos años como Encargado de Sección o de más de tres años como Auxiliar Administrativo I, preferentemente en el área de Comisiones.

Complejidad de la tarea.

Tareas estructuradas que se realizan de acuerdo a procedimientos establecidos.

Responsabilidad por errores o atrasos.

Los atrasos o errores originan pérdidas de tiempo, económicas y/o de prestigio, generalmente recuperables.

 

4) Pautas para la ejecución de procedimientos operativos.

Coordinación Administrativa – Comisiones.

- Asegurar la disponibilidad de infraestructura y todo otro elemento necesario para el correcto ejercicio de las funciones de los Secretarios de Comisiones y comodidad de los Sres. Ediles.

- Coordinar la labor de las distintas Comisiones, con el servicio que se requiera del Cuerpo de Taquígrafos.

- Supervisar la elaboración de documentación legislativa para su circulación interna.

- Supervisar y mantener actualizado el registro de todos los asuntos que ingresan a consideración de las Comisiones del Cuerpo.

- Supervisar todo lo relacionado con la asistencia, traslado, alojamiento, etc., de aquellos integrantes de Comisiones que deban concurrir a cualquier evento fuera del Departamento y/o del país.

- Llevar adelante el control de asistencia de los Ediles a las distintas Comisiones del Cuerpo, como asimismo el control del movimiento de expedientes que pasan por el área.

- Remitir a la Dirección General Legislativa, los textos de proyectos de Decretos y de resoluciones aprobados por las Comisiones, a solicitud de ella o en virtud de su importancia .

- Evacuar consultas y remitir toda documentación que sea solicitada por los Ediles u oficinas del Cuerpo que lo requieran.

Secretaría de Actas de las Sesiones del Cuerpo.

- Asistir a todas las Sesiones que celebre la Junta Departamental, tomando debida nota de todo lo acontecido durante el desarrollo de las mismas.

- Supervisar la redacción de las Actas de todas las Sesiones que celebre la Corporación, controlando que las mismas sean el resumen fidedigno de todo lo actuado en el transcurso de ellas y disponiendo su repartido a todos los Ediles a efectos de ser sometidas a la aprobación del Plenario en la siguiente Sesión.

- Controlar que en las Actas quede constancia de la asistencia de los Sres. Ediles, de todos los asuntos considerados y las resoluciones que en ellos recaigan, los Decretos y Ordenanzas, disposiciones de orden interno, así como las palabras de los Ediles cuando lo soliciten y lo hagan llegar por escrito a la Mesa (Art. 79 Reglamento Interno).

- Adoptará las medidas al finalizar cada ejercicio anual, para la encuadernación de las Actas del mismo, conformando así el Libro de Actas para el que deberá recabar las firmas y rúbricas correspondientes del Presidente y Secretario General.

- Controlará la actualización del archivo de Actas digitalizado, en la página Web de la Junta Departamental.

- Llevará un archivo computarizado interno del área, con la asistencia de los Ediles a las Sesiones que se celebren, de las licencias anuales y por motivos de salud por éstos solicitadas.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE COMISIONES.

1) Cometido Principal del Cargo.

Registrar y mantener actualizados los archivos de las carpetas con los asuntos que tratan las distintas Comisiones y coordinar con los Auxiliares Administrativos de Comisiones la elaboración de los trabajos de mecanografiado necesarios.

 

2) Principales tareas del cargo.

- Recepciona carpetas con proyectos que provienen de la Junta Departamental, registra su ingreso, realiza fotocopia del proyecto y remite su origina a la Sección Secretaría de Comisiones.

- Caratula los repartidos, les asigna número y conserva uno o varios ejemplares para ser consultados.

- Confecciona carpetas con los antecedentes que deben ser elevados a consideración de la Junta Departamental, luego de efectuado el estudio en Comisión y registra el movimiento de la carpeta.

- Realiza el mecanografiado de comunicaciones, informes, solicitudes de Comisiones, proyectos de Decretos, etc.

- Archiva los Diarios de Sesiones de la Junta Departamental y completa, con los datos de estos documentos, las fichas de los proyectos de asuntos entrados.

- Ingresa al computador las actas de las reuniones de Comisiones y, una vez corregidas por Secretaría de Comisiones, las imprime asignando formatos estándares.

- Imprime los materiales necesarios para las reuniones de Comisiones.

- Evacúa consultas y atiende pedidos por vía telefónica y personalmente.

- Realiza otras tareas afines de acuerdo a lo que le indica su superior jerárquico.

 

3) Requisitos del cargo.

Nivel de formación.

El establecido en el Artículo 2 del Decreto N 3747.

Conocimientos especiales.

Conocimientos profundos de los reglamentos y funcionamiento de las Comisiones.

Buenos conocimientos de procesadores de texto.

Experiencia.

Para el nivel de Auxiliar Administrativo I: tres años como Auxiliar Administrativo II, preferentemente en el área de Comisiones.

Para el nivel de Auxiliar Administrativo II: tres años como Auxiliar Administrativo III, preferentemente en el área de Comisiones.

Para el nivel de Auxiliar Administrativo III: no se requiere experiencia previa.

Complejidad de la tarea.

Tareas estructuradas que se realizan de acuerdo a procedimientos establecidos.

Responsabilidad por errores o atrasos.

Los atrasos o errores se detectan inmediatamente y no producen consecuencias.